Programa Propio de Investigación para asistir en la revisión y escritura de propuestas de investigación coordinadas en Horizonte 2020 o programas similares en complejidad y prestigio

Universidad entrevistada: Universidad Carlos III de Madrid

Universidad coordinadora o  responsable: Universidad Carlos III de Madrid

Otras entidades/Universidades participantes: N/A

Persona de contacto: Regina García Beato – (Directora Servicio de Investigación – OTRI)

Correo electrónico contacto: info-SI@uc3m.es

Web informativa: www.uc3m.es

Enlaces a documentos informativos:

-          http://www.uc3m.es/ss/Satellite/UC3MInstitucional/es/TextoMixta/1371206590577/Programa_propio_de_investigacion

Enlace a la convocatoria interna publicada en la UC3M para la concesión de estas ayudas.

-          La solicitud se realiza a través del “portal del investigador”, herramienta interna accesible a todo el PDI para la gestión de ayudas del Programa Propio.

Año de inicio: 2012

Situación actual: Vigente

Año de finalización (si finalizada): Las convocatorias se publican anualmente, siendo el plazo de vigencia de un año. En la actualidad está vigente la convocatoria para el año 2015.

Descriptores/Keywords: revisión de propuestas, propuestas coordinadas, Horizonte 2020, valorización curricular, escritura de propuestas.

Resumen de la práctica:

En el año 2012, con objeto de aumentar la tasa de éxito en las propuestas coordinadas por la Universidad Carlos III de Madrid, se crea el subprograma de ayudas destinado a la asistencia en la revisión y escritura de propuestas coordinadas en el 7PM o en programas similares en complejidad y prestigio.

El objetivo de estas ayudas es poner a disposición del PDI las ayudas necesarias para contar con el apoyo de un revisor externo en la fase de escritura de las propuestas que se coordinan desde la UC3M y se presentan al Programa Marco fundamentalmente. El proceso de funcionamiento es el siguiente: se publica la convocatoria que está abierta durante todo el año, se presentan las solicitudes de ayuda en formato telemático las cuales son evaluadas por un comité interno. Una vez concedidas, las propuestas seleccionadas reciben una ayuda que se destinará exclusivamente a la contratación de un revisor externo que asistirá al investigador responsable durante la preparación de la propuesta. Para esto desde el Servicio de Investigación se ha realizado una búsqueda de revisores con el fin de disponer de una cartera de expertos especializados por temáticas y programas de investigación. Así mismo, como parte de la política institucional de atracción de talento y del fomento de la participación en el programa ERC, se pone en marcha la modalidad de Valorización curricular individualizada (desde el año 2015) para propuestas de ERC Starting, Consolidator y Advanced Grants. Esta modalidad consiste en el análisis del CV del investigador solicitante con respecto a los perfiles de los investigadores responsables de las propuestas financiadas en el panel específico en el que se presenta, con el objetivo tanto de maximizar las posibilidades de éxito como de fortalecer el perfil del investigador para futuras convocatorias.

El proceso/práctica en general

Orígenes/Historia:

El Programa Propio de Investigación de la UC3M convoca anualmente ayudas para proyectos e iniciativas para la movilidad de sus investigadores, para su participación en programas europeos o para la organización de eventos científicos. Dicho programa está en marcha desde 1996 y, desde entonces, ha sido un instrumento fundamental para incentivar, en el ámbito europeo, la participación en los programas marco y otros internacionales de nuestra comunidad investigadora.

Originalmente las ayudas internacionales del programa se convocaron para incentivar la participación de los investigadores en los programa marco de la Unión Europea u otros programas internacionales, en dos modalidades: “Elaboración y preparación de propuestas de I+D de carácter competitivo”, y la “Cofinanciación de proyectos de I+D competitivos concedidos en los programas internacionales”.

El proyecto “Plan estratégico de participación en el 7º Programa Marco para la Universidad Carlos III de Madrid”, financiado por el Ministerio de Educación y Ciencia con el Programa EUROCIENCIA ya contempló entre sus actuaciones de reforzamiento/mejora/ampliación y/o adaptación de servicios al 7PM la “Puesta en marcha de nuevas modalidades del Programa Propio de Investigación”.

Con la llegada del programa europeo Horizonte 2020, cristalizaron nuevas actuaciones específicas ligadas a las características de los programas  (ERC, MSCA, etc) con las nuevas convocatorias del Programa Propio de Investigación de “Ayudas para la asistencia en la revisión y escritura de propuestas de investigación coordinadas en el Programa Marco de I+D de la Unión Europea, Horizonte 2020 o programas similares en complejidad y prestigio”.

Análisis previo:

La evaluación continua de los datos participación de la UC3M en los programas marco de I+D de la Unión Europea junto a las respuestas de los investigadores a nuestra demanda de posibles mejoras en el apoyo en la preparación de propuestas, orientó hacia la necesidad de mejorar las modalidades de ayuda para la preparación de propuestas, con el apoyo de expertos externos que mejoraran de forma notable la solicitud final presentada a las convocatorias.

Motivación para ponerla en marcha:

El nuevo programa europeo Horizonte 2020 trajo una nueva estructura respecto a programas anteriores, por lo que se hacía necesario reforzar, tanto la infraestructura de apoyo a los proyectos como las actuaciones en el ámbito interno de la UC3M conducentes a mejorar las propuestas a presentar por nuestros investigadores, al objeto de poder hacer frente a la fuerte competencia en la captación de estos fondos de investigación.

Partes (entidades, centros, unidades, departamentos,…) y personas involucradas:

La actuación es de carácter básicamente interno, con una convocatoria de máximo rango (Resolución rectoral) enmarcada en las competencias del Vicerrectorado de Política Científica, como órgano en el que se delegan las actividades de investigación, formando parte del Programa Propio de Investigación de dicho vicerrectorado.

La gestión del programa y, por tanto de la actuación, se lleva a cabo en el Servicio de Investigación de la UC3M

Hay una participación externa, a cargo de expertos contrastados para valorizar y asistir en la revisión y escritura de las propuestas, con los que se establecen estrictos compromisos de confidencialidad.

Selección de prioridades:

La ayuda para la Asistencia en la revisión y/o escritura de propuestas coordinadas por la UC3M se destina a cubrir los gastos derivados de la revisión o de la escritura asistida de la propuesta coordinada por parte de un revisor externo. A estos efectos, se entiende por escritura asistida: el soporte en el enfoque de la idea en la convocatoria y programa de trabajo y/o las sucesivas revisiones por parte del revisor externo tras la redacción de un primer borrador de la parte técnica por el investigador principal, hasta la elaboración de la propuesta final y/o re-edición.

El revisor seleccionado realiza una primera valoración de los requisitos y enfoque de la convocatoria siendo necesario que dicha valoración sea positiva para la continuación del proceso.

A la vista de la valoración de la documentación aportada, el Vicerrector de Política Científica formula la correspondiente propuesta de resolución

En el caso de investigadores que presenten propuestas de investigación al programa ERC de H2020, la ayuda se destina a cubrir los gastos derivados de la valorización curricular del solicitante con objeto de obtener un informe comparativo de sus competencias curriculares en comparación con los galardonados en este programa (ERC H2020) en convocatorias precedentes. A la vista de la valoración del revisor, el Vicerrector de Política Científica formula la correspondiente propuesta de resolución 

Referencias legislativas/Normativa aplicada o que la sustentan (si procede):

Resoluciones rectorales anuales; la actualmente en vigor es: RESOLUCIÓN DEL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID DE 18 DE MARZO DE 2015 POR LA QUE SE CONVOCAN AYUDAS, EN EL MARCO DEL PROGRAMA PROPIO DE INVESTIGACIÓN, PARA ASISTIR EN LA REVISIÓN Y ESCRITURA DE PROPUESTAS DE INVESTIGACION COORDINADAS EN EL PROGRAMA MARCO DE I+D DE LA UNION EUROPEA, HORIZONTE 2020 (H2020) O PROGRAMAS SIMILARES EN COMPLEJIDAD Y PRESTIGIO

Disponible en: http://www.uc3m.es/ss/Satellite/UC3MInstitucional/es/TextoMixta/1371206590577/Programa_propio_de_investigacion

Barreras encontradas en su puesta en marcha: [Internas/Externas/Normativas]

Inicialmente hubo que realizar una difusión detallada para el conocimiento preciso por parte de los investigadores de a quién y a qué se dirige la ayuda (proyectos coordinados por la UC3M, programas específicos de H2020, etc.), al objeto de evitar falsas expectativas por parte de los solicitantes.

Además, está la necesidad de disponer de una cartera inicial suficiente de consultores con experiencia adecuada y demostrable respecto a las tareas exigidas (valorización curricular, asistencia en la revisión/escritura de propuestas).

Descripción de la práctica

¿Qué se buscaba?

Los objetivos perseguidos con esta modalidad de ayudas del Programa Propio de investigación son los siguientes:

-          Aumentar el número de proyectos coordinados por parte de UC3M.

-          Aumentar la tasa de éxito en las propuestas presentadas desde la universidad.

-          Fomentar la participación en convocatorias de ERC mediante la identificación de candidatos potenciales.

-          Aumentar la tasa de éxito en las propuestas de ERC mediante el análisis de candidatos elegibles principalmente en las convocatorias de ERC Starting y ERC Consolidator.  Este objetivo se pretende conseguir a través de la valorización curricular en comparación con los investigadores que han obtenido proyectos en este programa en convocatorias similares de años previos.

-          Estudio del perfil medio por paneles donde potencialmente la UC3M tuviera más posibilidades de éxito.

Descripción detallada de la práctica/proceso:

¿Cómo se estructura la práctica/proceso:

Para desarrollar esta actuación, la herramienta a través de la cual se pone en práctica esta política institucional es la convocatoria de ayudas del Programa Propio de Investigación para “asistir en la revisión y escritura de propuestas de investigación coordinadas en el Programa Marco de I+D de la UE, Horizonte 2020 o programas similares en complejidad y prestigio”. Dicha convocatoria contempla dos modalidades de ayudas:

-          Modalidad A: asistencia en la revisión y/o escritura de propuestas coordinadas por la UC3M.

-          Modalidad B: valorización curricular para propuestas de investigación dirigidas al ERC H2020 o similar.

La práctica en su ejecución:

El proceso de ejecución es el siguiente:

-          Las solicitudes se presentaran a través de los medios telemáticos que están disponibles para todo el personal investigador de la UC3M a través de la página web.

-          Los investigadores presentarán la siguiente información en la solicitud:

  • En el caso de ayudas para la revisión de la propuesta coordinada, la propuesta en inglés junto con la siguiente información adicional:
    • Propuestas ERC: memoria técnica según formato de la convocatoria.
    • Propuestas FET: consorcio consolidado y parte B de la propuesta.
    • Acciones Marie Curie (Redes de formación): consorcio consolidado y parte B de la propuesta
    • Propuestas Pilar “Liderazgo Industrial” y “Retos Sociales”: consorcio consolidado y parte B de la propuesta.
  • En el caso de solicitudes de ayuda para la escritura asistida de la propuesta:
    • Propuestas ERC: CV del investigador solicitante y sinopsis del proyecto (dos hojas máximo)
    • Propuestas FET, ITN’s , Pilar “Retos sociales” y “Liderazgo industrial”: sinopsis del proyecto (dos hojas máximo)

-          El revisor seleccionado realizará una primera valoración de los documentos señalados, siendo necesario que dicha valoración sea positiva para la continuación del proceso.

-          Una vez presentada toda la documentación, el Vicerrector de Investigación y Transferencia formulará la propuesta de resolución.

-          Finalizado el proceso y cuando se ha presentado la propuesta europea al programa H2020, los investigadores beneficiarios enviarán al Vicerrectorado la propuesta completa, el acuse de recibo oficial de la presentación de la misma y el formulario de justificación de la ayuda especificando beneficios e inconvenientes durante el proceso de revisión de la propuesta.

Barreras encontradas en su ejecución (adicionales a las de su puesta en práctica):

La principal dificultad reside en la identificación de revisores expertos, con el conocimiento y experiencia necesarios para la realización de las tareas mencionadas.

Partes que intervienen en el proceso

Definición: Vicerrectorado de Política Científica, como órgano en las que se delegan las competencias en materia de investigación. De él depende el Servicio de Investigación que elabora la propuesta de la convocatoria anual de la actuación.

Aprobación: Una vez aprobado el Programa Propio de Investigación por el Vicerrector de Política Científica y presentado y aprobado por la Comisión de Investigación de la UC3M, la convocatoria es firmada y publicada como Resolución del Rector de la UC3M.

Ejecución: Una vez publicada la convocatoria, la gestión corresponde al Servicio de Investigación, que recepciona las solicitudes y a la vista de la valoración de la documentación aportada, el Vicerrector de Política Científica formula la correspondiente propuesta de resolución. El Servicio de Investigación ejecuta las actuaciones previstas remitiendo la documentación a los consultores/revisores , siendo el punto de contacto entre el revisor y el investigador solicitante.: La convocatoria finaliza mediante la resolución Rectoral, a la vista de la propuesta anterior

 

Resultados obtenidos

Seguimiento y evaluación (descripción):

Durante los primeros meses del 2012:

  • Se estudió el ratio de éxito de las propuestas coordinadas por la Universidad en el VII Programa Marco de la UE, constatando un número elevado de propuestas que aún habiendo superado los umbrales de la evaluación de la convocatoria internacional no eran financiadas.
  • Se llevó a cabo una búsqueda de revisores con el fin de disponer de una cartera de revisores especializados por temáticas y programas de investigación.

Se plantea por tanto la necesidad de mejorar la calidad de las propuestas coordinadas con buena evaluación conseguida, a través una potencial nueva modalidad de ayudas del programa propio de investigación. Es lanzada una experiencia piloto con 6 propuesta coordinadas para poder evaluar la viabilidad de esta iniciativa. De las 6 propuestas revisadas 4 finalmente fueron enviadas, de las cuales 3 mejoraron en un 12% su puntuación respecto al envío inicial, y 2 consiguieron ser financiadas, alcanzándose pues un éxito del 50%.

Además anualmente se realiza una evaluación de las ayudas concedidas cuyos resultados se muestran a continuación:

  • Anualidad 2012: 40% de éxito de las propuestas revisadas
  • Anualidad 2013: 1 propuesta FET  revisada FINANCIADA (4.75/5)
  • Anualidad 2014: Recibidas 75% más solicitudes que en 2013. 1 propuesta ETN revisada FINANCIADA (94.6/100)
  • Anualidad 2015: recibidas en octubre 2015 17% más solicitudes que en 2014

Indicadores de seguimiento definidos:

Número de ayudas solicitadas en esta actuación del programa propio

Número de ayudas concedidas en esta actuación del programa propio

Tasa de éxito de las propuestas presentadas y que han recibido ayudas de esta actuación del programa propio

Resumen de los indicadores:

Datos a octubre 2015.

Satisfacción sobre su puesta en marcha:

La valoración por parte del PDI de la UC3M es muy positiva, solicitándose información sobre los siguientes aspectos concretos sobre las revisiones de propuestas realizadas. En 2014 el grado de satisfacción por parte de los investigadores en los indicadores mencionados fue:

-          Grado de profundidad en la revisión de la propuesta: 79%

-          Facilidad en la adaptación de la propuesta  a partir de las modificaciones y comentarios realizados por el revisor: 89%

-          Timetable: 100%

Número de investigadores  que se han beneficiado de esta modalidad de ayudas: 38, pertenecientes a 16 departamentos y/o institutos

Interacciones con otros agentes

Agentes con los que se interacciona: al ser una modalidad de ayudas propia de la UC3M no se interacciona con ningún agente externo.  La interacción se realiza con los revisores externos seleccionados.

Descripción de la interacción/colaboración: los expertos externos realizan el trabajo de revisión de las propuestas seleccionadas.

Intensidad de la colaboración: intensa con los revisores.

Valoración del resultado de la interacción/colaboración: muy positiva

Interacciones con otras prácticas

¿Existen otras iniciativas de la institución que se relacionan, derivan o interacción con este proceso/práctica?

SI, con el Programa Propio de Investigación del Vicerrectorado de Política Científica, del que forma parte y más específicamente dentro de las ayudas para la participación de los investigadores de la UC3M en proyectos y actividades de los programas europeos financiados por la Comisión Europea y otros programas internacionales.

Cuestiones adicionales

N/A