Las actividades de difusión de los programas marco, en particular, el portal de la Oficina de Proyectos Internacionales y las guías breve de apoyo a los investigadores (ERC, FET y MSCA)

Universidad entrevistada: Universidad Autónoma de Madrid

Universidad coordinadora o responsable: Universidad Autónoma de Madrid

Otras entidades/Universidades participantes: N/A

Persona de contacto: Reyes Sansegundo Romero

Correo electrónico contacto: reyes.sansegundo@uam.es 

Web informativa: www.uam.es/OPI

Enlaces a documentos informativos:

Las guías desarrolladas hasta el momento son las siguientes:

Año de inicio:                    2014

Situación actual:              Vigente

Año de finalización (si finalizada): no finalizada

Descriptores/Keywords:             guías breves, convocatorias, H2020

Resumen de la práctica:

Puesta en marcha de la nueva página web de la OPEI y creación de Guías Breves de presentación de las convocatorias europeas de interés para los investigadores de la UAM.

El proceso/práctica en general

Orígenes/Historia:

Cuando en 2012 se creó la OPEI una de las acciones que se decidió poner a cabo es la implementación de canales de comunicación más directos con el PDI de la UAM con el objetivo de animarles a participar más activamente en programas Europeos. Durante dos años de utilización del correo corporativo de una forma más o menos regular, se vio que está acción era insuficiente para generar cierta inquietud en la comunidad científica. Desde la experiencia propia del équido de dirección del vicerrectorado de Investigación e Innovación y a raíz de la incorporación de un Técnico de Internacionalización, se identificó la necesidad de actualizar el Portal Web de la Oficina de proyectos Internacionales y de comenzar a desarrollar documentos cortos y adaptados para que los investigadores pudieran valorar en poco tiempo sus oportunidades de participación en proyectos.

Análisis previo:

A través de la visita a otras webs corporativas y con la propia experiencia de la Técnico de Internacionalización, se tomaron 3 acciones principales para mejorar la comunicación con los investigadores y animarles a participar en proyectos:

  • activación de la página web,
  • envío de un Newsletter Semanal 
  • creación de guías breves de convocatorias.

Motivación para ponerla en marcha:

La masa crítica de la UAM para participar en proyectos europeos es muy alta y, claramente, una gran parte de estos potenciales solicitantes no se acercaban a fondos europeos, bien por falta de tiempo o, en su mayoría, por desconocimiento. Es en este segundo aspecto donde tras entrevistas y primeros contactos por email con la comunidad científica de nuestro campus nos dimos cuenta de que había que hacer un esfuerzo por llegar de una forma más directa a todos estos potenciales participantes.

Partes (entidades, centros, unidades, departamentos,…) y personas involucradas:

Delegado del Rector para la Oficina de Proyectos Europeos e Internacionales, Técnico de Internacionalización.

Selección de prioridades:

Como se ha comentado anteriormente, las prioridades marcadas fueron

1)      Actualización del Portal Web de la OPEI;

2)      diseño y envío de un Newsletter Semanal con información sobre convocatorias, eventos y noticias del entorno europeo e internacional;

3)      edición de guías breves sobre convocatorias de interés.

Referencias legislativas/Normativa aplicada o que la sustentan (si procede): N/A

Barreras encontradas en su puesta en marcha:

La principal barrera encontrada durante la puesta en marcha fue interna y hace referencia a los tiempos de activación de protocolos en la Universidad: el camino fue largo hasta que se le dieron permisos y formación a la técnico para poder modificar la estructura de la antigua página web. Una vez conseguido esto, no se han identificado más barreras a lo largo de la práctica.

Descripción de la práctica

¿Qué se buscaba?

Mejorar la difusión de información relacionada con proyectos europeos entre la comunidad investigadora de la UAM y animar a la participación en estas convocatorias.

Descripción detallada de la práctica/proceso:

La práctica principalmente se estructura siguiendo 3 ejes que se corresponden con los de las prioridades anteriormente citadas:

1)       Actualización del Portal Web: rediseño dentro de los límites corporativos de la antigua página web, con inclusión de nuevas secciones y una página de entrada de destacados.

2)      Newsletter Semanal: a través de editores HTML gratuitos se diseñó un modelo de Newsletter para ser remitido vía email y que se nutre de los contenidos de convocatorias, eventos y noticias que se actualizan semanalmente en la página web.

3)      Edición de Guías Breves: de las convocatorias que resultan más importantes para la UAM la Técnico de Internacionalización ha implementado una serie de Guías Breves de entre 2 y 8 páginas dependiendo del programa. En estas guías se reflejan las condiciones mínimas de participación, elegibilidad, plazos de presentación y características básicas de la convocatoria, así como los enlaces oficiales a todos los documentos de la misma. Estas guías se cuelgan posteriormente en la web y se publicitan a través del Newsletter.

¿Cómo se estructura la práctica/proceso?:

Igual que la descripción de la práctica.

La práctica en su ejecución:

Igual que la descripción de la práctica.

Barreras encontradas en su ejecución (adicionales a las de su puesta en práctica): N/A

Partes que intervienen en el proceso

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su definición:

  • Vicerrectorado de Investigación e Innovación: Rafael Garesse.
  • Oficina de Proyectos Europeos e Internacionales
    • Delegado del Rector: Roberto Otero
    • Técnico de Internacionalización: Reyes Sansegundo

¿Intervinieron los investigadores en su definición? No

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su aprobación

  • Vicerrectorado de Investigación e Innovación: Rafael Garesse.

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su ejecución

  • Vicerrectorado de Investigación e Innovación: Rafael Garesse.
  • Oficina de Proyectos Europeos e Internacionales
    • Delegado del Rector: Roberto Otero
    • Técnico de Internacionalización: Reyes Sansegundo

Resultados obtenidos

Seguimiento y evaluación (descripción):

Aumento del control y el conocimiento de las convocatorias por parte de los investigadores. Incorporación de nuevos investigadores que nunca habían participado en Programa Marco.

Indicadores de seguimiento definidos:

No establecidos

Resumen de los indicadores:

No establecidos

Satisfacción sobre su puesta en marcha:

Alta para todos los agentes involucrados (investigadores, gestores y gobierno de la universidad), ya que se ha visto claramente que son herramientas útiles para que aquellos investigadores tanto con experiencia como sin experiencia estén mejor informados de las oportunidades de financiación.

Interacciones con otros agentes

Agentes con los que se interacciona: N/A

Descripción de la interacción/colaboración: N/A

Intensidad de la colaboración:

Baja

Relevancia de la colaboración con otros agentes para el funcionamiento del proceso/práctica:

Media

Relevancia de la colaboración con otros agentes para el éxito del proceso/práctica:

Baja

Duración de la interacción/colaboración:

Continua

Valoración del resultado de la interacción/colaboración:

7

Interacciones con otras prácticas

¿Existen otras iniciativas de la institución que se relacionan, derivan o interacción con este proceso/práctica?

No

Cuestiones adicionales

N/A