Integración entre el sistema de gestión de la investigación y E-archivo, el repositorio institucional de la Universidad

Universidad entrevistada: Universidad Carlos III de Madrid

Entidad/Universidad coordinadora o  responsable: Universidad Carlos III de Madrid

Otras entidades/Universidades participantes:

Persona de contacto: Regina García Beato (Directora Servicio de Investigación-OTRI)

Web informativa: www.uc3m.es; http://e-archivo.uc3m.es/

Enlaces a documentos informativos:

-          UC3M http://portal.uc3m.es/portal/page/portal/conocenos/premios_excelencia_2013

Año de inicio: el proyecto se inicia en el año 2010.

Situación actual: Finalizada / Vigente / En estudio / Pendiente

Año de finalización (si finalizada): El proyecto se completó en el año 2012 y está en plena vigencia y funcionamiento.

Descriptores/Keywords: herramienta informática, seguimiento de la investigación, repositorios institucionales, acceso  abierto, open Access, creative commons

Resumen de la práctica:

Integración del sistema de gestión de la investigación de la Universidad (Universitas XXI) con el E‐Archivo (DSpace), con el objetivo de reutilizar los datos para los dos sistemas en beneficio del investigador y de la comunidad.

  • Universitas XXI: Sistema de gestión de la Investigación en la UC3M. Gestión del currículum del investigador.
  • E‐Archivo: repositorio institucional que reúne la producción científica de los investigadores de la UC3M.

Los dos sistemas comparten datos bibliográficos de la producción científica de los investigadores de la UC3M. Universitas XXI es el sistema de entrada de los datos para el investigador y estos datos se transfieren  automáticamente a E‐Archivo, siempre que el investigador autorice el depósito y la difusión de su actividad en acceso abierto. El personal de Biblioteca revisa y valida los datos bibliográficos y la gestión de derechos de autor.

El proceso/práctica en general

Orígenes/Historia:

Los investigadores son productores y consumidores de información científica, y tienen la necesidad de aumentar el acceso a sus trabajos; del mismo modo, los organismos públicos de investigación financian proyectos de investigación, y a su vez pagan por acceder a la información científica resultante. Como resultado de la investigación se obtienen, entre otros, contenidos, documentos, información científica que debe ser divulgada y publicada por ser un elemento esencial para la transferencia del conocimiento, para generar nuevo conocimiento y para poner en valor dichos resultados. En esta divulgación del conocimiento ya no sólo juegan un papel importante las fuentes tradicionales, como la edición comercial, sino los repositorios de acceso libre que existen en muchas instituciones, como en el caso de la Universidad Carlos III de Madrid con más de 20.000 documentos. El investigador deposita sus documentos, publicados o no, en el repositorio institucional consiguiendo una mayor y más rápida visibilidad, un mayor número de consultas y citas, preservando los derechos de autor y controlando su uso (mediante licencias Creative commons).

Por otro lado, Universitas XXI – Investigación es el software propiedad de la Oficina de Cooperación Universitaria (OCU), empresa surgida del proyecto de las universidades públicas españolas de Alcalá, Carlos III de Madrid, Castilla-La Mancha, Salamanca y Valladolid, y al que posteriormente se sumaron la Universidad Rey Juan Carlos y el Banco Santander. Dicho  software es utilizado por más de 25 universidades de España y América Latina.

La Universidad Carlos III de Madrid colaboró con OCU en el diseño de la aplicación en el año 2002 y la utiliza desde entonces explotando los siguientes componentes.

  • Gestión de oportunidades de financiación de la actividad investigadora (convocatorias): difusión de programas y convocatorias, tramitación online de propuestas y solicitudes, seguimiento y control de los programas de financiación propios de cada institución, etc.
  • Gestión económico-administrativa de los proyectos y contratos de investigación: control de presupuestos y retenciones; ingresos y gastos; justificaciones a los entes financiadores; control de dedicaciones del personal investigador a los distintos proyectos; resultados; clientes y proveedores, etc.
  • Gestión de los recursos humanos (becas y contratos).
  • Gestión de grupos de investigación: composición y actividades, participación en proyectos, líneas de investigación, financiación recibida, oferta tecnológica…
  • Gestión de resultados de la actividad investigadora: producción científica, patentes y otras formas de protección, memoria de investigación, etc.

Uno de los componentes del sistema, explotados por la Universidad, es el curriculum del investigador o módulo de Información de la Actividad Investigadora (IAI).

El proyecto se inicia, por tanto, por dos razones básicas: por un lado, la Universidad había apostado por un repositorio de acceso libre para publicar los resultados de la actividad investigadora y, por otro, el currículo del investigador, alimentado en la herramienta informática de gestión de la investigación, disponía igualmente de dicha información, o parte de ella, existiendo la necesidad de transferir de un sistema a otro determinados datos evitando duplicar esfuerzos y la redundancia de los mismos. De este modo se define el proceso óptimo de integración de la plataforma de gestión de actividades de investigación (UXXI-INV) y el repositorio institucional de la Universidad (basado en el software DSpace).

Análisis previo:

La Universidad Carlos III de Madrid realiza un análisis previo de necesidades de esta integración en la que se consideran los siguientes temas:

  • Objetivos del proyecto
  • Requisitos técnicos
  • Tipologías documentales a considerar (artículos, libros, capítulos de libros, contribuciones a congresos, documentos de trabajos, informes de investigación, etc.)
  • Análisis de equivalencias entre ambas aplicaciones
  • Situación actual de explotación y procedimiento de uso de ambos sistemas
  • Situación futura esperada con ambos sistemas integrados
  • Detalle de los desarrollos necesarios para llevar a cabo dicha integración

Partiendo de este análisis se pone en contacto con el proveedor para analizar y verificar la viabilidad del proyecto e iniciar la toma de requisitos, análisis y diseño de la solución completa que satisfaga las necesidades de la Universidad.

Motivación para ponerla en marcha:

Partes (entidades, centros, unidades, departamentos,…) y personas involucradas:

 OTRI de la UC3M, Biblioteca de la Universidad,  servicio de informática de la Universidad, OCU.

Selección de prioridades:

Buscar la interoperabilidad de dos sistemas fundamentales para la gestión de la investigación y difusión de los resultados.

Referencias legislativas/Normativa aplicada o que la sustentan:

  • Ley 14/2011 de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación (B.O.E. 2 de junio de 2011), en su título III, capítulo II, art. 37. Difusión en acceso abierto
  • REGLAMENTO (UE) Nº 1290/2013 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO  de 11 de diciembre de 2013 por el que se establecen las normas de participación y difusión aplicables a Horizonte 2020, Programa Marco de Investigación e Innovación (2014-2020) y por el que se deroga el  Reglamento (CE) nº 1906/2006, art.43 Explotación y difusión de resultados
  • Model Grant Agreement for the Horizon 2020 Programme, art. 29 DISSEMINATION OF RESULTS — OPEN ACCESS — VISIBILITY OF EU FUNDING

Barreras encontradas en su puesta en marcha:

No procede

Descripción de la práctica

¿Qué se buscaba?

Se buscaba y perseguían varios objetivos:

  • Integrar y reutilizar los datos de dos sistemas en explotación en la Universidad garantizando la unicidad y coherencia de la información
  • Facilitar la gestión del investigador, de los departamentos y del Servicio de investigación
  • Evitar errores motivados por la falta de conocimiento del personal encargado de introducir la información de las actividades
  • Garantizar la actualización y calidad de la información: revisión bibliográfica por parte de expertos
  • Dar mayor visibilidad a la producción científica del investigador y de los grupos e institutos de investigación
  • Cumplir con el mandato Open Access de los organismos financiadores
  • Ofrecer otros servicios de valor añadido: exportación de citas, currículo en diversos formatos, etc.

Descripción detallada de la práctica/proceso:

El proceso se implementó para obtener los siguientes resultados

  1. El investigador actualiza su CV en UXXI-INV. Previamente se han producido cargas de la información desde la WoS, de los proyectos desde el propio componente de UXXI-INV, etc., con el fin de ofrecerle mayor información previa.
  2. El investigador introduce la información de la publicación, adjuntando el documento a texto completo, y acepta o rechaza la subida de su publicación al repositorio abierto institucional o E-archivo de la Universidad, aceptando las diferentes licencias de depósito y Creative Commons.
  3. La Biblioteca valida la producción científica dada de alta en UXXI-INV y bloquea la actividad para que no pueda ser modificada. Se avisa automáticamente al investigador de que la actividad has sido validada y ya no es modificable.
  4. La Biblioteca importa a E-archivo esta publicación desde los archivos generados automáticamente por UXXI-INV (fichero con los metadatos y archivo a texto completo, licencias, firma del investigador y nombre del creador de la actividad y su correo).
  5. La actividad pasa al E-archivo de la Universidad donde se completa la información.
  6. Se envía automáticamente la URI de localización de documento generada por E-archivo a UXXI-INV y el círculo se completa.

¿Cómo se estructura la práctica/proceso?:

El proyecto de implementación se dividió en tres fases:

  • Fase I: dentro del desarrollo del proceso de integración entre el sistema de gestión de investigación UXXI - INV y el sistema de archivo abierto se implementa un proceso de validación de las publicaciones existentes en UXXI-INV. Para ello se desarrolla un sistema de marcado de estas publicaciones de modo que se conozcan cuáles de las publicaciones están correctamente informadas y evitar modificaciones sobre ellas.
  • Fase II: se define la relación entre las vistas de E-archivo las actividades de UXXI-INV, estableciendo las tablas de equivalencia para las actividades de artículos, monografías, capítulos de monografías, congresos, documentos de trabajo, proyectos y tesis.
  • Fase III: como fase final del proyecto se añaden los bloques de información necesarios para la subida de las publicaciones a E-archivo, la subida de archivos adjuntos así como la aceptación de licencias; se generan los archivos necesarios en formato DSPACE para importar la actividad en E-archivo y el envío de la URI generada a UXXI-INV.

La práctica en su ejecución:

Una vez implementado el proceso de integración, tras la definición de los objetivos y requisitos iniciales elaborados por la Universidad y su desarrollo por parte del proveedor en colaboración con la UC3M, se realizaron las correspondientes pruebas de validación, se documentó el proceso completo y se trabajó en su puesta en marcha y socialización. Al ser un proyecto con mucha visibilidad resultó fundamental la colaboración de todos los implicados y su difusión a la comunidad universitaria.

  • Investigador: da de alta las actividades e incluye los ficheros a texto completo
  • Servicio de biblioteca: recibe notificación de la nueva actividad, completan los datos, validan las actividades, verifican que el investigador ha aceptado las licencias
  • Servicio de investigación: explota la información de calidad para generar la memoria, currículo del investigador, publicaciones del grupo, etc.

Se comunicó y difundió el proceso a los investigadores a través del Vicerrectorado de Investigación, se realizó un vídeo promocional y se difundió en los canales de comunicación internos de la Universidad. En el año 2013 esta buena práctica recibió el premio de Excelencia del Consejo social de la Universidad.

Actualmente el proceso está plenamente en uso a satisfacción de todos los usuarios afectados y ha sido tomado como ejemplo por otras universidades.

Barreras encontradas en su ejecución (adicionales a las de su puesta en práctica): Ninguna

Partes que intervienen en el proceso

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su definición:

Servicio de investigación y Biblioteca

¿Intervinieron los investigadores en su definición? No

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su aprobación:

Vicerrectorado de investigación, Servicio de Investigación, Dirección de la Biblioteca

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su ejecución:

Servicio de informática, OCU.

Resultados obtenidos

Seguimiento y evaluación (descripción):

Los resultados obtenidos tienen que ver con la satisfacción de los implicados y con el aumento de la calidad de la información.

Indicadores de seguimiento definidos:

Satisfacción sobre su puesta en marcha:

La Universidad está muy satisfecha con el proyecto y con los resultados de su puesta en marcha. Ha supuesto un paso fundamental para el investigador, en aras de la calidad de la información, y para la visibilidad de la producción científica de la institución. El Consejo Social concedió el premio a la Excelencia al proyecto en 2013.

Los gestores, Biblioteca y Servicio de investigación, como principales afectados apostaron por el proyecto desde el inicio y están plenamente satisfechos con el procedimiento que forma parte ya de su actividad diaria.

Interacciones con otros agentes

Agentes con los que se interacciona:

-          OCU, suministrador del Software

-          Comunidad investigadora

Descripción de la interacción/colaboración:

La empresa suministradora analiza y desarrolla las modificaciones y cambios necesarios para que el proyecto sea factible.

La comunidad investigadora actúa consultando los resultados del proyecto en el repositorio de acceso abierto.

Intensidad de la colaboración: [Intensa/media/Débil]

Con la empresa suministradora Intensa

Con la comunidad investigadora Muy débil

Interacciones con otras prácticas

¿Existen otras iniciativas de la institución que se relacionan, derivan o interaccionan con este proceso/práctica?

No

Cuestiones adicionales

El acceso abierto a las publicaciones científicas revisadas por pares es uno de los principios de H2020 y una de las obligaciones de los participantes en este programa marco. Se señala expresamente en el reglamento de H2020 (art.1.3 del Anexo I), en las normas de participación (art. 43) y en el acuerdo de subvención (art.29) y todos los beneficiarios de subvenciones del programa H2020 están obligados a depositar en acceso abierto.

En los repositorios de acceso abierto, conforme a la normativa de H2020, debe depositarse:  una copia en formato electrónico y legible por máquina de la versión publicada del artículo científico (habitualmente el documento final en PDF) o el manuscrito revisado por pares y aceptado para su publicación (versión llamada “post-print”).

A la hora de ser depositados en abierto, los artículos científicos han de ser codificados con los siguientes metadatos:

  • Los términos ["European Union (EU)" and "Horizon 2020"]["Euratom" and Euratom research and training programme 2014-2018"]
  • El nombre de la acción, acrónimo y número del acuerdo de subvención
  • La fecha de publicación y la duración del período de embargo, en su caso
  • Un identificador persistente

Si el beneficiario incumple alguna de sus obligaciones respecto al Acceso Abierto, la subvención podrá ser reducida (art. 43)