Actividades de difusión de H2020: portal, boletines, redes sociales y otros

Universidad entrevistada: Universidad Complutense de Madrid

Universidad responsable: Universidad Complutense de Madrid

Otras entidades/Universidades participantes: Ninguna

Persona de contacto: Dr. Ignacio Gómez Cuesta, ignacio.gomez@rect.ucm.es

Web informativa: http://research.ucm.es/oficinaeuropea/

Enlaces a documentos informativos: [Breve explicación del documento y enlace]

Año de inicio: 2008

Situación actual: Finalizada / Vigente / En estudio / Pendiente

Año de finalización (si finalizada):

Descriptores/Keywords: Difusión, web, canales, redes sociales

Resumen de la práctica:

Esta práctica describe la puesta en marcha, desde el 7º Programa Marco, y funcionamiento de una web propia de la Oficina Europea y la gestión propia de su contenido y actualización. El objetivo de la web es la difusión y promoción de la participación en convocatorias de proyectos europeos.

Con el nuevo Programa Marco H2020 la web ha evolucionado incluyendo un gestor de base de datos que ha permitido incluir nuevas secciones como toda la participación de la UCM en programas europeos, la publicación de las expresiones de interés relativas a acciones Marie Curie o internamente la base de datos de evaluadores de la UCM. Asimismo se ha desarrollado acciones en las redes sociales (esencialmente Twitter) para mejorar e impulsar la imagen de la oficina y la universidad.

El proceso/práctica en general

Orígenes/Historia:

Con el comienzo de FP7 y la puesta en marcha de un modelo de costes totales en la UCM, se decide contratar un gestor de proyectos para la Oficina Europea de I+D (OEID). El nuevo gestor proviene del sector TIC y tiene experiencia en desarrollo de aplicaciones web. Entre otros problemas el nuevo técnico se encuentra con:

  • Falta de canales de información para hacer llegar a la comunidad universitaria de forma eficaz información relativa a la participación en programas europeos
  • No hay aplicaciones para validar y controlar los presupuestos de las propuestas presentadas lo que por el nuevo modelo de costes y la propia naturaleza de la institución es esencial
  • No es posible controlar desde la OEID cuándo y de qué forma se hacen públicos en la web de la OTRI los contenidos, descargas, etc. relativos a programas europeos.

Por ello, y por la necesidad de dotar de mayor visibilidad a los programas europeos, se plantea como prioridad en el medio plazo el desarrollo de un portal web independiente para la OEID aprovechando la experiencia del nuevo gestor en esta materia.

Análisis previo:

Motivación para ponerla en marcha:

  • Falta de visibilidad de cara a la comunidad universitaria de la OEID y de los programas europeos de financiación a las actividades de I+D.
  • Falta de canales de información para hacer llegar a la comunidad universitaria de forma eficaz información relativa a la participación en programas europeos
  • No hay aplicaciones para validar y controlar los presupuestos de las propuestas presentadas lo que por el nuevo modelo de costes y la propia naturaleza de la institución es esencial
  • No es posible controlar desde la OEID cuándo y de qué forma se hacen públicos en la web de la OTRI los contenidos, descargas, etc. relativos a programas europeos.

Partes (entidades, centros, unidades, departamentos,…) y personas involucradas:

Oficina Europea de I+D

Selección de prioridades:

Dos funcionalidades eran prioritarias inicialmente:

  • Listas de difusión selectivas basadas en usuarios (incorporando contenidos del portal web y otros)
  • Desarrollo de una aplicación para la elaboración de presupuestos.

Referencias legislativas/Normativa aplicada o que la sustentan (si procede):

Barreras encontradas en su puesta en marcha: [Internas/Externas/Normativas]

Internas: reticencias por parte de los servicios informáticos a la hora de permitir la publicación en el dominio de la UCM de un portal web fuera del gestor de contenidos corporativo de la Universidad. Esto es necesario ya que el gestor de contenidos corporativo no dispone de la flexibilidad ni funcionalidades necesarias para el desarrollo de un portal web como el requerido. Las reticencias provienen por dos cuestiones

1-      De imagen corporativa

2-      De carácter técnico (vulnerabilidades del software de gestión de contenido externo)

Descripción de la práctica

¿Qué se buscaba?

  • Disponer de una herramienta web de difusión y promoción de la participación en convocatorias de proyectos europeos.
  • Disponer de una herramienta online para la preparación de presupuestos para propuestas en distintas convocatorias de proyectos europeos

Descripción detallada de la práctica/proceso:

Se desarrolló un portal web basado en el gestor de contenidos Joomla junto con (inicialmente) una plantilla que asemejaba la apariencia externa del gestor de contenido para evitar las reticencias debidas a la falta de integración con la web corporativa.

Sobre dicho gestor de contenidos se fueron construyendo varias funcionalidades:

  • Listas de distribución temáticas: es posible seleccionar contenidos del web (como eventos tipo infoday o noticias) y hacerlos llegar selectivamente a determinados grupos de usuarios. P.e. hay listas de Vicedecanos de Investigación, que actúan como canalizadores de la información recibida hacia los grupos de sus centros, divididas por áreas de investigación (p.e. Ciencias de la Vida, Ciencias Sociales, TICs, infraestructuras, etc.)
  • Aplicación para la validación de presupuestos que permitía a los investigadores preparar de forma sencilla presupuestos de proyectos en distintas convocatorias incluyendo las normas financieras en cada una de ellas, y la normativa interna de la UCM. La aplicación validaba automáticamente los presupuestos y dejaba constancia en una base de datos de dicho presupuesto, lo que ahorraba mucho tiempo en la gestión.
  • Además se desarrollaron distintas funcionalidades adicionales como un calendario de eventos (con posibilidad de gestión de inscripciones para los eventos organizados por la oficina europea), sección de descargas, FAQs, etc.

Con la llegada de H2020 se decide realizar una actualización del gestor de contenidos a una nueva versión y con el cambio desaparecen algunas funcionalidades y aparecen otras nuevas:

  • La aplicación de presupuestos, a pesar de su utilidad, desaparece por falta de recursos para hacer un nuevo desarrollo necesario en la actualización.
  • Se integra un gestor de bases de datos que permite gestionar de forma on-line toda la participación de la Universidad en programas europeos, además de dar difusión y hacer pública dicha participación a través del portal web de la Oficina Europea.
  • Este gestor de bases de datos permite implementar servicios tanto externos (publicación de EOIs en MSCA) como internos (gestión de base de datos de evaluadores de la UCM).
  • Se comienza a trabajar en dar difusión activa a la participación de la UCM y a cuestiones relativas a dicha participación a través de redes sociales (esencialmente Twitter) integrando todos los contenidos del web con dichas redes sociales.
  • Además se replica la información acerca de convocatorias, empleo I+D, y cualquier otra que pueda tener un cierto valor añadido para los visitantes del portal haciendo uso de canales RSS lo que permite automatizar el proceso sin necesidad de invertir tiempo en generar contenidos.

En el cambio al nuevo gestor de contenidos y gracias a la implicación del Vicerrectorado de Investigación se consigue separar la gestión del portal web de la Oficina Europea del gestor de contenidos institucional.

¿Cómo se estructura la práctica/proceso:

La práctica en su ejecución:

Barreras encontradas en su ejecución (adicionales a las de su puesta en práctica):

Reticencias en los servicios informáticos de la universidad por los problemas de seguridad que plantea una aplicación web fuera del gestor de contenidos corporativo

Partes que intervienen en el proceso

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su definición

Oficina Europea de I+D

¿Intervinieron los investigadores en su definición?

No

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su aprobación

Vicerrectorado de Investigación / Vicerrectorado de Innovación

Organismos/Comités/Unidades/Personas que intervienen en su ejecución

Oficina Europea de I+D, Servicios informáticos

Resultados obtenidos

Seguimiento y evaluación (descripción):

Indicadores de seguimiento definidos:

  • Estadísticas web
  • Seguidores en redes sociales (Twitter)
  • Número de mensajes en redes sociales (Twitter)
  • Número de noticias publicadas
  • Número de eventos publicados
  • Número de boletines publicados

Resumen de los indicadores:

Los indicadores que se muestran a continuación hacen referencia al periodo de tiempo transcurrido desde la puesta en producción de la última versión del portal web.

  • Estadísticas web: actualmente el número de visitas por día es de unas 110, con una media de 37 nuevos visitantes por día (las estadísticas se realizan con google analytics que permite tener control sobre los accesos). El número de usuarios registrados (sólo investigadores de la UCM con interés en los contenidos de la web ya que no se tira de la base de datos general de la Universidad para el registro de usuarios) supera los 400. Un 27% de los visitantes vuelven a la página. En cuanto a la procedencia de las visitas es variada, siendo el origen fundamental España (60%) y los EEUU (11%).
  • Seguidores en redes sociales: actualmente 200 seguidores (desde finales de abril de 2015). El número de seguidores crece actualmente a un ritmo de 1 nuevo seguidor por día.
  • Número de mensajes en redes sociales: una media de 20 mensajes por mes con, aproximadamente, 400 impresiones diarias)
  • Número de noticias publicadas: una media de 3 noticias mensuales (el número de hits varía entre 500 y 1000 en un periodo de medio año)
  • Número de eventos publicados: una media de 3 eventos mensuales publicados.
  • Número de boletines publicados: una media de 3 boletines mensuales dirigidos a través de las diferentes listas de distribución.

Satisfacción sobre su puesta en marcha:

Por grupos de agentes/intervinientes: investigadores, gestores, gobierno de la universidad, otros agentes universitarios (alumnos, pas,…) y agentes externos de la universidad

A través de las conversaciones personales mantenidas con los agentes implicados (autoridades académicas -como vicedencanos y vicerrectores- y grupos de investigación) se puede considerar:

Investigadores: Muy satisfechos

Gestores: Muy satisfechos

Gobierno de la universidad: Muy satisfechos

Otros agentes universitarios: reticencias en los servicios informáticos de la universidad por los problemas de seguridad que plantea una aplicación web fuera del gestor de contenidos corporativo

Agentes externos: N/A

Interacciones con otros agentes

Agentes con los que se interacciona:

N/A

Descripción de la interacción/colaboración:

Intensidad de la colaboración: [Intensa/media/Débil]

Relevancia de la colaboración con otros agentes para el funcionamiento del proceso/práctica:

Relevancia de la colaboración con otros agentes para el éxito del proceso/práctica:

Duración de la interacción/colaboración:

Valoración del resultado de la interacción/colaboración:

Interacciones con otras prácticas

¿Existen otras iniciativas de la institución que se relacionan, derivan o interacción con este proceso/práctica?

Indíquese cuáles y de qué modo se relacionan:

Ver “Servicio de Expresiones de interés MSCA”

Si se registran en la Guía de buena prácticas incluir referencia a las mismas. En desarrollo

Si no se han propuesto o registrado dichas prácticas en la Guía, inclúyase una breve descripción:

Cuestiones adicionales

N/A